Xuất hoá đơn văn phòng phẩm: công ty bạn cần chuẩn bị những gì
Muốn xuất hoá đơn VAT cho đơn văn phòng phẩm, bạn cần báo trước lúc đặt tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và email nhận hoá đơn. Chuẩn bị sẵn một thẻ thông tin thì lần nào cũng chỉ mất vài giây.
Với kế toán, một đơn hàng chưa xong khi chưa có hoá đơn. Văn phòng phẩm là khoản nhỏ, nhưng cuối quý gom lại cũng đáng kể, và nếu thiếu hoá đơn thì không hạch toán được. Chuyện hay gặp là đặt hàng xong rồi mới nhớ nhắn xin hoá đơn, lúc đó đơn đã giao, phải điều chỉnh thông tin mất thêm thời gian.
Bài này liệt kê những gì bạn nên chuẩn bị. Đây là lưu ý chung từ kinh nghiệm bán hàng của Góc Bàn, không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Quy định cụ thể bạn nên hỏi kế toán trưởng hoặc đơn vị tư vấn thuế của công ty.
Thông tin cần có để xuất hoá đơn
Hãy lập một thẻ thông tin công ty, lưu sẵn trong ghi chú điện thoại hoặc file chung, gồm:
- Tên công ty đầy đủ, đúng như trên giấy đăng ký doanh nghiệp.
- Mã số thuế.
- Địa chỉ đăng ký kinh doanh.
- Email nhận hoá đơn điện tử.
- Tên và số điện thoại người nhận hàng, nếu khác người đặt.
Chỉ cần sai một chữ trong tên công ty hoặc một số trong mã số thuế là hoá đơn phải điều chỉnh, nên hãy sao chép từ giấy đăng ký thay vì gõ tay.
Báo trước lúc đặt, không phải sau khi giao
Ở Góc Bàn, hoá đơn VAT được xuất khi bạn báo trước lúc đặt hàng. Khi đặt trên web hoặc qua Zalo, bạn ghi rõ có lấy hoá đơn kèm thẻ thông tin ở trên. Báo trước thì tụi mình lập hoá đơn đúng cùng lúc đơn hàng được xử lý, bạn nhận email hoá đơn kèm thông báo giao.
Nếu báo sau khi hàng đã giao, việc xuất hoá đơn có thể bị giới hạn bởi quy định về thời điểm lập hoá đơn, và bạn nên hỏi kế toán về thủ tục. Vì vậy thói quen tốt nhất là tích ô hoặc nhắn thông tin ngay lúc đặt.
Đơn gộp, đơn nhiều đợt và hoá đơn
Văn phòng hay đặt nhiều đợt trong tháng, rồi muốn gộp thành một hoá đơn cuối tháng. Việc này có thể hay không tuỳ cách bên bán và bên mua thoả thuận, cũng như quy định hiện hành. Cách an toàn là hỏi trước và chốt bằng tin nhắn:
- Báo ý định gộp hoá đơn cho Góc Bàn trước đơn đầu tiên của tháng.
- Dùng cùng một thẻ thông tin cho mọi đơn.
- Cuối tháng kiểm tra lại danh sách đơn trước khi nhận hoá đơn.
Nếu không cần gộp, mỗi đơn một hoá đơn là cách gọn nhất, dễ đối chiếu nhất.
Thanh toán và đối chiếu
Góc Bàn hiện chỉ thanh toán khi nhận hàng (COD). Người nhận kiểm đủ số lượng rồi mới thanh toán. Hãy giữ phiếu giao hàng cùng email hoá đơn, cuối tháng đối chiếu số tiền ghi trên hoá đơn với số tiền đã trả. Có chênh lệch thì liên hệ Zalo 0908 215 346 kèm mã đơn.
Gợi ý cho kế toán: một thẻ thông tin dùng mãi
Dán thẻ thông tin công ty vào ghi chú ghim của nhóm chat chung. Ai đặt đồ cũng có sẵn để sao chép, kế toán khỏi phải trả lời cùng một câu hỏi nhiều lần. Khi công ty đổi địa chỉ hoặc tên, cập nhật đúng một chỗ.
Đơn từ 300.000đ được miễn phí giao hàng, đơn nhỏ hơn tính 30.000đ. Cả hai trường hợp đều xuất hoá đơn được nếu bạn báo trước.
