Mua văn phòng phẩm theo thùng: khi nào có lợi, khi nào không

Giá theo thùng nhìn lúc nào cũng hấp dẫn. Nhưng một thùng băng keo rẻ hơn 15% mà một nửa dính bụi, khô keo sau một năm thì không còn là món hời. Mua nhiều chỉ lời khi bạn dùng hết, và dùng hết trước khi hàng xuống cấp.

Tụi mình bán cả lẻ lẫn thùng nên hay phải trả lời khách câu này. Dưới đây là cách tính tụi mình dùng, kèm vài món mà kinh nghiệm cho thấy nên mua ít một.

So giá trên mỗi đơn vị, không so giá cả thùng

Con số cần so là giá một cây bút, một cuộn băng keo, một tờ giấy. Ví dụ hộp bút 12 cây giá 60.000đ là 5.000đ một cây, còn thùng 10 hộp giá 540.000đ là 4.500đ một cây. Chênh 10%.

Hỏi tiếp một câu: bạn dùng bao nhiêu cây một năm? Văn phòng 10 người dùng khoảng 240 cây bút bi một năm thì 120 cây của thùng là nửa năm. Tiết kiệm 500đ trên mỗi cây, nhân 120 là 60.000đ, vẫn đáng mua. Nhưng nếu văn phòng chỉ dùng 40 cây một năm thì thùng đó nằm trong tủ ba năm.

Nhóm hàng mua nhiều có lợi

• Giấy in A4: bền, dùng đều mỗi tháng, mua thùng 5 ream là hợp lý nếu bạn có chỗ khô ráo.
• Bút bi, bút gel thông dụng: mua hộp 12 hoặc 20 cây, dùng hết trong một đến hai quý.
• Kẹp bướm, kẹp giấy, kim bấm: không hỏng, nhỏ gọn, dùng chậm.
• File lá, bìa còng: không hết hạn, chỉ cần tránh ẩm.

Nhóm hàng nên mua vừa đủ

• Băng keo: keo yếu dần sau 12 đến 18 tháng, cuộn để ngoài nắng thì còn nhanh hơn.
• Mực in, hộp mực: nên dùng trong vòng một năm kể từ ngày sản xuất, tránh để chỗ nóng.
• Bút dạ, bút lông bảng: đầu bút khô nếu nằm yên lâu, nên mua dưới 3 cây mỗi loại.
• Hồ dán, keo nước: dễ đóng cứng khi để lâu.
• Giấy ghi chú: keo dán yếu đi, đặc biệt ở nơi nóng ẩm như Sài Gòn mùa mưa.

Chỗ để cũng là một khoản chi

Một thùng giấy 5 ream nặng khoảng 12 đến 13kg và chiếm một góc tủ. Nếu văn phòng thuê theo mét vuông, một góc tủ đó cũng đáng tiền. Trước khi mua thùng, hãy đo thử chỗ để, và chọn chỗ cao hơn sàn, khô ráo, không dưới bồn nước hay máy lạnh nhỏ nước.

Nên dán ngày nhập lên thùng bằng bút dạ. Hàng nhập trước dùng trước, đơn giản vậy mà tránh được chuyện lục tủ thấy cuộn băng keo cứng như đá.

Quy tắc 6 tháng cho nhanh

Nếu bạn chưa chắc, dùng quy tắc này: chỉ mua theo thùng khi lượng đó bạn dùng hết trong 6 tháng và món đó không có hạn dùng ngắn. Dưới mức này thì mua theo hộp hoặc lốc nhỏ. Cách này tụi mình đã thấy ổn với đa số văn phòng 5 đến 30 người.

Một lưu ý nhỏ về tiền mặt: khi mua thùng, bạn ứng trước một khoản lớn hơn cho vật tư mà tháng sau mới dùng. Với công ty nhỏ, dòng tiền đôi khi quan trọng hơn vài phần trăm chiết khấu. Vì vậy hãy chọn một hai món dùng nhiều nhất như giấy và bút để mua thùng, còn lại mua theo hộp.

Tại Góc Bàn, giá theo thùng được ghi ngay cạnh giá lẻ trên từng sản phẩm, kèm giá trên mỗi đơn vị, nên bạn so nhanh được mà không cần bấm máy tính. Đơn từ 300.000đ được miễn phí giao hàng, rất hợp để gom một đơn cả tháng.