Định mức văn phòng phẩm theo đầu người: giấy, bút, sổ và file

Câu hỏi tụi mình nghe nhiều nhất từ khách mới là: công ty có 10 người thì mỗi tháng nên đặt bao nhiêu giấy, bao nhiêu bút? Không có con số đúng cho mọi nơi, nhưng có mức khởi điểm hợp lý để bạn bắt đầu rồi chỉnh dần theo thực tế.

Các con số dưới đây là ước tính từ những văn phòng 5 đến 30 người mà Góc Bàn giao hàng đều đặn. Bạn xem như điểm xuất phát, đừng xem như tiêu chuẩn.

Giấy in: mỗi người khoảng 250 đến 400 tờ mỗi tháng

Một ream A4 có 500 tờ. Văn phòng kiểu hành chính, kế toán, hợp đồng in nhiều thì mỗi người dùng khoảng 400 tờ một tháng. Văn phòng thiết kế, tư vấn, làm việc chủ yếu trên máy thì chỉ 250 tờ.

Vậy văn phòng 10 người cần từ 2.500 đến 4.000 tờ, tức khoảng 5 đến 8 ream mỗi tháng. Nếu máy in có chế độ in hai mặt mặc định, con số này giảm được khoảng một phần tư.

Bút, sổ, file: bảng gợi ý cho 10 người

Với nhóm đồ nhỏ, cách tính theo quý dễ hơn theo tháng vì mức dùng không đều:

• Bút bi: khoảng 2 cây mỗi người mỗi tháng, tức 20 cây cho cả phòng. Mua theo hộp 12 hoặc 20 cây.
• Bút dạ quang: 1 cây mỗi 2 người mỗi quý, tức 5 cây.
• Sổ tay: 1 cuốn mỗi người mỗi quý, tức 10 cuốn. Phòng nào hay họp khách hàng cần nhiều hơn.
• Giấy ghi chú: 2 xấp mỗi người mỗi quý.
• File lá: khoảng 50 cái mỗi tháng nếu có nhiều hồ sơ giấy, 20 cái nếu ít.
• File còng hoặc bìa hồ sơ: 5 đến 10 cái mỗi quý cho cả phòng.
• Kẹp bướm, kim bấm, băng keo: mỗi loại một hộp mỗi tháng là đủ cho 10 người.

Điều chỉnh theo ngành của bạn

Hãy tăng hoặc giảm theo cách làm việc thật:

• Văn phòng luật, kế toán, bảo hiểm: tăng giấy thêm 30%, tăng file và bìa lên gấp đôi.
• Studio thiết kế, công ty phần mềm: giảm giấy một nửa, tăng sổ phác thảo và giấy ghi chú.
• Phòng khám, spa: tăng giấy in biểu mẫu, bút ghi hồ sơ và kẹp bìa.
• Văn phòng có nhiều nhân viên đi ngoài thị trường: tăng sổ tay và bút, giảm giấy.

Cách kiểm tra con số của bạn sau ba tháng

Ghi số tồn kho vào ngày đầu mỗi tháng, trừ đi số tồn cuối tháng và cộng số đã nhập. Chia cho số người, bạn có định mức thật của văn phòng mình. Sau ba tháng, lấy trung bình ba con số thay cho bảng gợi ý ở trên.

Nếu một món cao bất thường so với phần còn lại, thường có hai nguyên nhân. Một là có người mang về nhà, hai là chưa có chỗ để thống nhất nên mỗi người tự lấy thêm. Cách đơn giản nhất là cất một chỗ và chỉ một người cấp.

Đặt dư bao nhiêu thì vừa

Với giấy, tụi mình khuyên giữ tồn tối thiểu bằng nhu cầu một tuần, khoảng 2 ream cho văn phòng 10 người. Đặt trước 15:00 là giao trong ngày ở nội thành TP.HCM, nên bạn không cần chất đống giấy trong kho. Với bút và kẹp, giữ dư khoảng một tháng, vì giá một hộp rẻ hơn mua lẻ khá nhiều.

Muốn có sẵn một bảng định mức theo số người của mình, bạn cứ nhắn Zalo 0908 215 346, nói số người và ngành, tụi mình gửi lại danh sách mẫu kèm giá.