Làm gọn hồ sơ giấy trong văn phòng nhỏ: file, nhãn màu và lịch huỷ

Ngăn kéo hồ sơ của nhiều văn phòng nhỏ giống nhau: một chồng giấy chồng lên nhau, vài file còng không nhãn, hợp đồng nằm ngoài cùng nhưng hoá đơn thì lẫn đâu đó. Cần tìm một tờ phải lục mười phút. Không phải ai cũng cẩn thận kém, mà là chưa có một cách chia dễ nhớ.

Cách dưới đây tụi mình thấy chạy ổn cho văn phòng 5 đến 20 người, không cần mua tủ đắt tiền hay phần mềm.

Chia ba lớp theo độ cần dùng

Hồ sơ không có độ quan trọng như nhau, quan trọng là mức độ bạn cần mở nó. Chia thành ba lớp:

1. Việc đang làm: để trên bàn, đựng trong file lá hoặc bìa nút, khoảng 10 đến 15 bìa mỗi người.
2. Hồ sơ năm nay: xếp trong file còng 7cm, mỗi file một chủ đề như hợp đồng, hoá đơn mua vào, hoá đơn bán ra, nhân sự.
3. Hồ sơ các năm trước: cho vào hộp lưu trữ có nắp, ghi năm và chủ đề ngoài hộp, để tủ cao hoặc kho.

File lá, file còng, bìa nút dùng thế nào

File lá (file trong suốt, đục lỗ hoặc không) hợp với giấy tờ ít, cần mang đi họp. Mỗi file lá đựng được khoảng 30 tờ A4 mà không bị căng.

File còng 7cm chứa được khoảng 500 tờ, hợp để xếp theo thứ tự ngày. Dùng một file cho một chủ đề, đừng gộp hai loại hồ sơ vào một file chỉ vì còn chỗ.

Bìa nút hợp với bộ hồ sơ khách hàng đang theo dõi: mỗi khách một bìa, có nút cài giữ giấy không rơi, dễ rút ra khi họp.

Nhãn màu: bốn màu là đủ

Nhãn màu giúp tìm bằng mắt trong một giây, nhưng quá nhiều màu thì chẳng ai nhớ. Bốn màu là mức vừa:

• Xanh dương: hợp đồng, pháp lý.
• Xanh lá: hoá đơn, sổ sách kế toán.
• Vàng: nhân sự, chấm công.
• Đỏ: việc gấp, cần xử lý trong tuần.

Dán nhãn ở gáy file còng, ghi cả tên chủ đề lẫn năm. Nhãn viết tay bằng bút lông đầu tròn dễ đọc hơn nhãn in nhỏ.

Lịch huỷ và rà hồ sơ mỗi năm

Chọn một ngày cố định, ví dụ tuần đầu tháng 1, để chuyển hồ sơ năm trước sang hộp lưu và rà hồ sơ đã hết thời hạn giữ. Thời hạn giữ từng loại giấy phụ thuộc quy định pháp luật và nội quy của công ty, nên bạn hãy hỏi kế toán hoặc pháp chế trước khi huỷ bất kỳ thứ gì. Những thứ chưa chắc thì cứ giữ.

Với giấy được phép huỷ, dùng máy huỷ giấy thay vì xé tay, nhất là giấy có thông tin khách hàng. Ghi lại ngày huỷ và loại giấy vào một tờ nhật ký đơn giản.

Bắt đầu từ đâu cho nhẹ

Đừng cố sắp xếp cả tủ trong một ngày. Chọn chủ đề lộn xộn nhất, thường là hoá đơn, dành hai tiếng cuối tuần để xếp lại. Làm được một chủ đề, mọi người sẽ thấy lợi và tự giữ cho các chủ đề còn lại.

Một mẹo nhỏ cho người mới bắt đầu: chụp ảnh gáy file còng sau khi dán nhãn xong rồi lưu vào nhóm chat chung. Ai cần tìm giấy tờ nào chỉ cần nhìn ảnh để biết nằm ở đâu, kể cả khi người giữ hồ sơ nghỉ phép. Mỗi lần thêm file mới thì chụp lại, mất chưa đến một phút.

Nếu cần file còng, hộp lưu hay bộ nhãn màu, Góc Bàn có file còng nhãn riêng bản 7cm và bìa nút nhiều cỡ. Đặt trước 15:00 thì giao trong ngày ở nội thành TP.HCM.