Cách sắp xếp bàn làm việc gọn gàng chỉ trong mười lăm phút
Bàn gọn không cần mua cả bộ đồ mới. Dọn sạch mặt bàn, chia thành vùng dùng nhiều và vùng dùng ít, đặt khay tài liệu và ống bút đúng chỗ là mười lăm phút đủ xong, kèm thứ tự làm cụ thể.
Bàn làm việc rối thường không phải vì bạn có quá nhiều đồ, mà vì đồ không có chỗ cố định. Bút nằm cạnh bàn phím, giấy tờ phủ lên chuột, cốc nước chắn mất màn hình. Tin tốt là bạn không cần mua gì mới để thấy khác biệt. Một buổi sáng mười lăm phút, làm theo thứ tự dưới đây, bàn của bạn sẽ gọn hơn rõ rệt.
Hãy chuẩn bị một cái hộp hoặc túi để đựng đồ cần cất đi nơi khác, và một chiếc khăn lau khô.
Phút 1 đến 5: dọn sạch mặt bàn
Bước đầu nghe hơi đáng sợ nhưng hiệu quả nhất: bỏ hết mọi thứ khỏi mặt bàn. Đặt gọn sang ghế hoặc một bàn phụ, rồi lau mặt bàn. Khi nhìn mặt bàn trống, bạn dễ quyết định thứ nào thực sự cần quay lại.
Chia đồ vừa dọn xuống thành ba nhóm:
- Dùng mỗi ngày: laptop hoặc màn hình, bàn phím, chuột, một cây bút, sổ ghi chép, cốc nước.
- Dùng mỗi tuần: bấm kim, băng keo, giấy ghi chú, máy tính, tài liệu đang xử lý.
- Ít dùng hoặc không còn dùng: bỏ vào hộp, cất vào ngăn kéo hoặc mang đi.
Phút 6 đến 10: chia vùng theo tay thuận
Mặt bàn nên chia thành ba vùng. Vùng gần nhất, trong tầm với của cánh tay gập khoảng 40 cm, là nơi để đồ dùng mỗi ngày. Vùng xa hơn một chút, khoảng 60 cm, chứa đồ dùng mỗi tuần. Vùng ngoài cùng hoặc góc bàn dành cho thứ cần nhìn mà không cần động tới, như cây xanh, đèn, khung ảnh.
- Đặt màn hình hoặc laptop chính giữa, cách mắt khoảng một sải tay.
- Chuột và sổ ghi chép nằm ở phía tay thuận.
- Điện thoại nằm phía tay không thuận để bạn không phải với qua bàn phím.
- Cốc nước đặt sang góc, xa tài liệu và dây điện.
Phút 11 đến 13: khay tài liệu và ống bút
Giấy tờ là thứ làm bàn rối nhanh nhất. Một khay tài liệu hai tầng giải quyết gọn: tầng trên cho giấy cần xử lý hôm nay, tầng dưới cho giấy đã xong và chờ lưu. Đặt khay ở góc bên tay không thuận hoặc phía trên bên trái màn hình để không chắn chỗ viết.
Ống bút chỉ nên cắm tối đa năm đến bảy cây: vài cây bút, một thước nhỏ, một cái kéo. Bút hết mực hay không dùng nữa thì bỏ ngay. Một ống bút nhiều hơn mười cây thì cây nào bạn cũng không tìm thấy.
Phút 14 và 15: dây điện và kiểm tra lần cuối
Gom dây sạc và dây nguồn bằng kẹp hoặc dây rút, luồn xuống mép sau bàn. Chỉ cần dây không nằm ngang mặt bàn là bàn đã trông ngăn nắp hơn nhiều.
Sau đó ngồi xuống thử. Với tay lấy bút, lấy sổ, lấy một tờ giấy, xem có vướng gì không. Nếu có, nhích món đó sang vị trí thuận hơn.
Với những bàn dùng chung giữa hai ca, hãy thống nhất một vị trí cố định cho vài món như bấm kim, băng keo và máy tính. Dán một mẩu nhãn nhỏ ở mép bàn nếu cần, để ai dùng xong cũng đặt về chỗ cũ.
Giữ bàn gọn mỗi ngày
Cuối ngày, bạn dành hai phút để cắm bút về ống, bỏ giấy đã xong vào tầng dưới của khay và vứt rác. Mỗi thứ Sáu, mất năm phút dọn lại khay giấy. Giữ nhịp này, bàn sẽ không quay về như trước nữa.
Nếu sau một tuần bạn vẫn thấy bàn lộn xộn, hãy nhìn lại vùng nào hay bị đồ tràn vào nhất. Thường đó là chỗ bạn đặt tạm giấy chưa biết xử lý ra sao. Thêm một khay nhỏ đúng ở chỗ ấy, ghi nhãn “chờ xử lý”, và dành năm phút cuối ngày để chia giấy trong khay vào đúng nơi của chúng. Bàn gọn là thói quen nhỏ lặp lại mỗi ngày, không phải một lần dọn thật lớn.
