Chọn giấy in 70 hay 80 gsm cho văn phòng của bạn

Hai loại giấy in A4 phổ biến nhất ở văn phòng là 70 và 80 gsm. Nhìn qua gần như giống nhau, sờ tay mới thấy khác. Nhưng khác đó ảnh hưởng đến chuyện giấy kẹt máy, chữ xuyên mặt sau, và cả hồ sơ giữ được bao lâu mà không ố vàng.

Gsm là viết tắt của gam trên mét vuông. Giấy 80gsm nặng hơn 70gsm khoảng 14%, và dày hơn tương ứng. Một ream 500 tờ A4 70gsm nặng khoảng 2,2kg, ream 80gsm nặng khoảng 2,5kg.

Giá và độ dày: khác nhau bao nhiêu

Giá chênh giữa hai loại thường khoảng 8 đến 12%. Nếu ream 70gsm giá 75.000đ thì ream 80gsm khoảng 82.000đ đến 84.000đ. Văn phòng dùng 6 ream mỗi tháng, chênh lệch cả năm khoảng vài trăm nghìn đồng, nhỏ so với thời gian xử lý máy kẹt giấy. Chênh đó cũng nhỏ hơn nhiều so với tiền giấy lãng phí khi phải in lại vì bản in kém.

Độ dày cũng khác khi cầm: 70gsm mềm, dễ cong khi ẩm; 80gsm cứng cáp hơn, đưa vào khay tự động ít nhăn hơn.

In hai mặt: nơi sự khác biệt rõ nhất

Khi in hai mặt, giấy mỏng dễ lộ chữ mặt bên kia, nhất là với trang nhiều chữ đậm hoặc có hình tối màu. Độ lộ này gọi là độ trong suốt của giấy. Giấy 80gsm lộ ít rõ rệt hơn 70gsm, nhìn sạch mắt hơn khi đọc.

Quy tắc dễ nhớ:

• In một mặt, bản nháp, bản nội bộ dùng xong bỏ: 70gsm là đủ.
• In hai mặt tài liệu họp, báo cáo gửi khách: chọn 80gsm.
• In ảnh hoặc bản có nền màu nhiều: 80gsm, hoặc giấy dày hơn nữa.

Máy in laser và máy in phun

Máy in laser dùng nhiệt để ép mực vào giấy. Giấy quá mỏng dễ nhăn, cuộn góc hoặc kẹt trong cụm sấy. Vì vậy máy laser, nhất là loại in nhanh trên 30 trang mỗi phút, chạy êm hơn với 80gsm.

Máy in phun dùng mực nước. Giấy 70gsm hút mực nhanh, dễ nhoè mép chữ khi in đậm và dễ gợn sóng. Với in phun thông thường, 80gsm cho nét chữ sắc hơn. Muốn in ảnh bằng máy phun, nên dùng giấy chuyên dụng thay vì giấy thường.

Hồ sơ cần lưu lâu

Hợp đồng, biên bản, hồ sơ nhân sự giữ nhiều năm nên in trên giấy 80gsm, và nếu được, giấy ghi rõ không chứa axit. Giấy dày, ít axit giữ trắng lâu hơn, ít giòn ở mép khi lật nhiều lần. Bản nháp, phiếu tạm hay giấy ghi chú nội bộ thì 70gsm là đủ.

Thêm một điểm hay bị bỏ quên là bảo quản. Giấy hút ẩm rất nhanh trong thời tiết Sài Gòn, ream bóc ra để ngoài vài tuần sẽ cong mép và dễ kẹt máy. Bạn nên chỉ bóc từng ream khi cần dùng, và cất phần còn lại trong bao gốc, nơi khô ráo, đặt nằm ngang.

Một cách làm nhiều văn phòng áp dụng là dùng hai loại: ream 70gsm đặt cạnh máy in để in nháp, ream 80gsm cất riêng cho tài liệu chính thức. Tiền bỏ thêm không đáng kể, mà tài liệu gửi khách trông chỉn chu hơn hẳn.

Kiểm giấy đúng định lượng

Thương hiệu in rõ gsm trên bao bì, nhưng không phải ream nào cũng đúng. Cách thử nhanh: cân một ream 500 tờ A4, kết quả khoảng 2,5kg thì là 80gsm, khoảng 2,2kg thì là 70gsm. Góc Bàn bán giấy đúng định lượng ghi trên ream, đơn từ 300.000đ miễn phí giao hàng, đặt trước 15:00 giao trong ngày ở nội thành TP.HCM.