Cách lập danh sách vật tư văn phòng hằng tháng cho công ty nhỏ

Hầu hết văn phòng nhỏ không hết vật tư vì thiếu tiền, mà vì không ai biết lúc nào sắp hết. Chị kế toán mở tủ thấy còn đúng một cây bút đỏ, gọi đặt gấp, trả thêm phí giao riêng cho mỗi lần thiếu. Ba lần như vậy trong tháng thì tiền ship đã bằng một ream giấy.

Cách tụi mình khuyên khách của Góc Bàn rất đơn giản: một bảng tính, ba cột, làm một lần rồi cập nhật mười phút mỗi tháng.

Bảng ba cột: đã dùng, còn lại, cần đặt

Mở một file Excel hoặc Google Sheets. Cột đầu là tên món (giấy A4, bút bi xanh, bút bi đỏ, file còng, băng keo trong, giấy ghi chú, kẹp bướm, mực in). Cột hai là số đã dùng trong tháng trước. Cột ba là số còn trong tủ vào ngày kiểm.

Số đã dùng không cần chính xác đến từng cây. Bạn lấy số tồn đầu tháng trước, cộng số đã nhập, trừ số tồn hôm nay. Đó là mức dùng thật, và nó luôn khác cảm giác của bạn: nhiều văn phòng nghĩ mình dùng 3 ream giấy một tháng, đếm lại ra 6.

Cộng hao hụt và đặt mức tồn tối thiểu

Vật tư nhỏ luôn thất thoát một ít: bút bị mang về nhà, sổ rơi vào ngăn kéo cá nhân, băng keo dùng dở bỏ quên. Tụi mình thường cộng 10% hao hụt cho nhóm đồ nhỏ như bút, kẹp, giấy ghi chú, và 5% cho giấy in.

Mức tồn tối thiểu là con số bạn không cho phép tủ xuống dưới. Cách tính gọn:

• Lấy mức dùng một tuần của món đó.
• Nhân với số tuần giao hàng chậm nhất bạn chấp nhận được, thường là một tuần.
• Cộng thêm một phần tư mức dùng một tuần để dự phòng.

Ví dụ văn phòng dùng 6 ream giấy mỗi tháng, tức khoảng 1,5 ream mỗi tuần. Mức tồn tối thiểu là 2 ream. Khi tủ còn 2 ream thì đến lúc đặt.

Số cần đặt = mức dùng + hao hụt – số còn lại

Công thức cuối cùng ngắn như vậy. Giấy dùng 6 ream, cộng 5% là 6,3, làm tròn 7. Trong tủ còn 2. Cần đặt 5 ream để đầu tháng sau tủ vẫn còn từ 2 trở lên. Làm tương tự cho từng dòng, bạn có ngay danh sách đặt.

Với món bán theo hộp như bút (hộp 12 cây) hay kẹp giấy (hộp 100 cái), hãy làm tròn lên theo hộp, đừng đặt lẻ. Giá theo hộp thường rẻ hơn mua lẻ từng cây.

Gom một đơn mỗi tháng thay vì đặt rải rác

Đơn từ 300.000đ ở Góc Bàn được miễn phí giao hàng, còn đơn nhỏ hơn tính phí giao 30.000đ. Văn phòng 10 người thường có tổng vật tư hằng tháng vượt ngưỡng này, nên gom một đơn lúc nào cũng có lợi hơn đặt vụn vặt. Đặt trước 15:00 thì đơn giao trong ngày ở nội thành TP.HCM, nên bạn không cần tích trữ quá nhiều.

Chọn một ngày cố định, ví dụ thứ Sáu cuối tháng hoặc ngày 25, để người phụ trách kiểm tủ và gửi danh sách. Có ngày cố định thì mọi người cũng quen báo thiếu đồ trước hạn.

Vài thói quen giúp bảng tính đỡ lệch

• Đặt vật tư dự trữ ở một chỗ, có dán nhãn, chỉ một người cấp phát.
• Món nào hết gấp quá hai lần trong ba tháng thì nâng mức tồn tối thiểu lên.
• Món nào còn nguyên sau ba tháng thì bỏ khỏi danh sách hoặc giảm số đặt.
• Giữ lại bảng cũ để so sánh. Sau ba tháng bạn sẽ thấy mức dùng ổn định hơn mình tưởng.

Làm đủ ba tháng là bảng tính gần như tự chạy. Nếu bạn muốn, gửi danh sách cho Góc Bàn qua Zalo 0908 215 346, tụi mình ghi giá theo thùng cạnh giá lẻ để bạn chọn cách đặt có lợi hơn.