Sổ tay cho người đi họp nhiều: chọn khổ, gáy và ruột sổ
Đi họp mỗi ngày thì cuốn sổ phải vừa túi, mở phẳng và ghi nhanh. Bài này so khổ A5 với B5, sổ lò xo với gáy keo, ruột kẻ với ruột chấm, và cách chia trang để biên bản họp dễ đọc lại.
Người đi họp nhiều thường không thiếu sổ, mà thiếu một cuốn sổ hợp với cách mình ghi. Sổ quá to thì nặng cặp, sổ quá nhỏ thì chưa hết cuộc họp đã hết trang, gáy cứng thì không đặt phẳng được trên bàn họp chật. Bài này giúp bạn chọn cuốn sổ phù hợp với nhịp họp của mình.
Tụi mình không bán nhiều mẫu mà chọn kỹ vài khổ thông dụng nhất, vì phần lớn khách ở Góc Bàn là người văn phòng cần dùng đều và dùng bền.
A5 hay B5
A5 có kích thước khoảng 148 x 210 mm, vừa túi áo khoác dày hoặc ngăn sau của laptop. B5 lớn hơn, khoảng 176 x 250 mm, ghi được nhiều chữ hơn và vẽ sơ đồ thoải mái hơn nhưng thường phải đeo cặp.
- Họp ngắn, nhiều cuộc trong ngày: chọn A5. Cầm tay đi giữa các phòng họp rất gọn.
- Họp dài, vẽ sơ đồ, ghi bảng số: chọn B5. Bạn đỡ phải lật trang liên tục.
- Vừa họp vừa dùng laptop: A5 dễ đặt cạnh máy hơn.
Sổ lò xo hay gáy keo
Sổ lò xo mở phẳng 360 độ, gập ra sau được, và rất tiện khi bạn viết đứng hoặc ghi trên đùi. Nhược điểm là lò xo có thể móc vào vải hoặc bị móp nếu để lẫn trong cặp. Sổ gáy keo trông gọn, chắc tay, trang không rời, nhưng khó mở phẳng ở những trang đầu cuốn.
Nếu bạn ghi nhiều và hay lật qua lại giữa các trang, sổ lò xo là lựa chọn đỡ mệt hơn. Nếu bạn muốn một cuốn sổ trông ngay ngắn để đặt lên bàn đối tác, gáy keo hoặc gáy may sẽ phù hợp hơn.
Ruột kẻ ngang hay chấm dot grid
Ruột kẻ ngang dễ viết và dễ đọc, hợp cho biên bản dài. Ruột chấm dot grid, tức các chấm cách nhau khoảng 5 mm, nhẹ mắt hơn ruột ô vuông và cho bạn tự do: kẻ bảng, vẽ sơ đồ, viết thẳng hàng hoặc chia cột đều được.
Với giấy ruột sổ, định lượng nên từ 70 gsm trở lên để bút gel không thấm sang mặt sau.
Cách ghi biên bản họp trong sổ
Có một cách chia trang đơn giản mà nhiều khách quản lý của tụi mình đang dùng:
- Dòng đầu trang: ngày, tên cuộc họp, người tham dự.
- Chia trang bằng một đường dọc, cột trái rộng hơn ghi nội dung, cột phải hẹp ghi việc cần làm.
- Gạch đầu dòng ngắn, mỗi ý một dòng. Quyết định thì khoanh tròn hoặc tô dạ quang.
- Cuối buổi họp, dành hai phút chép lại các việc cần làm kèm tên người phụ trách và hạn.
Sổ kế hoạch tuần
Ngoài sổ họp, nhiều người giữ thêm một cuốn kế hoạch tuần: hai trang đối diện cho bảy ngày, một ô nhỏ cho việc chính của mỗi ngày và một cột ghi chú. Mỗi sáng thứ hai bạn chỉ mất năm phút điền kế hoạch cho cả tuần.
Đừng cố gom mọi thứ vào một cuốn. Sổ họp để ghi những gì bạn nghe được, sổ tuần để ghi những gì bạn sắp làm. Tách đôi như vậy giúp bạn tìm lại thông tin nhanh hơn rất nhiều.
Một mẹo nhỏ nữa là đánh số trang ở góc và chừa hai trang đầu cuốn sổ làm mục lục. Mỗi cuộc họp quan trọng ghi một dòng gồm ngày và số trang. Sau ba tháng, bạn tìm lại nội dung họp với khách trong vài giây thay vì lật hết cuốn. Cuối mỗi cuốn, tụi mình khuyên giữ lại bìa trong để dán một tờ giấy ghi ngày bắt đầu và ngày kết thúc, tiện cho việc lưu trữ.
